Переход на удаленную работу стал вынужденной мерой в пандемию, но постепенно обрел статус нового стандарта в организации рабочего процесса. По данным международных исследований, миграция из офиса стала реальностью для 30% трудящихся. Эта тенденция не только открывает новые возможности для work-life-баланса и оптимизации затрат, но и ставит перед работодателями и их сотрудниками ряд важных вопросов об эффективности, мотивации и организации работы коллектива. Как справляться с новыми вызовами, в том числе с помощью технологий машинного обучения, рассказал директор по порталу НИУ ВШЭ Дмитрий Коптюбенко на встрече со стажерами Проектно-учебной лаборатории экономической журналистики НИУ ВШЭ.
Основатель Tesla и SpaceX Илон Маск называет удаленку несправедливой и высокомерной: те, кто работает удаленно, находятся в привилегированном положении по отношению к тем, чья работа не может быть выполнена из дома. Однако не все рассуждают о справедливости и ценностях в масштабах Вселенной. В среднем, согласно данным социологов, работник относится к переходу на удаленный режим работы так же, как он оценил бы прибавку к зарплате на 4–8%, говорит Дмитрий Коптюбенко.
Дмитрий Коптюбенко
По данным ряда зарубежных исследований, удаленка стала возможной примерно для 30% рабочих кадров. Что совсем не мало. В некоторых странах предпочтение отдается именно удаленной работе, тогда как в других наблюдается более высокая оценка гибридных моделей, позволяющих совмещать работу из дома и офиса.
Плюсы здесь, безусловно, есть, особенно их ценят женщины: работая из дома, можно постараться успеть и забрать ребенка из садика, и вызвать врача, и обед приготовить. Более гибкий подход к планированию времени и возможность работать из более комфортной локации (из иного города или даже страны) позволяет повысить качество жизни. Есть и материальные выгоды: они складываются из экономии на транспорт, еду и лишнюю одежду.
Различные международные исследования показывают, что интерес к удаленной работе варьируется в зависимости от возрастных групп, пола и занимаемой должности. Это, по словам спикера, указывает на необходимость индивидуализированного подхода к организации рабочего процесса.
Адаптация к удаленной работе показала наилучшие результаты в IT-сфере, где уже давно стали нормой Agile-методологии (подход к управлению проектами, предполагающий разбивку проекта на этапы, а также непрерывное сотрудничество и совершенствование, когда команды следуют циклу планирования, выполнения и оценки. — Ред.). Это подтверждает, что гибкие подходы к управлению проектами и продуктами могут облегчить переход на удаленный формат работы, сохраняя при этом высокую удовлетворенность сотрудников и их творческий потенциал, отмечает Дмитрий Коптюбенко.
Сотрудники компаний, практикующих удаленный или гибридный режим, отметили, что удаленка способствует увеличению творческой составляющей их деятельности и не приводит к снижению удовлетворенности от работы. Растут свобода креативных решений, возможности для инноваций, удовлетворенность work-life balance и своей работой, производительность и эффективность тайм-менеджмента. Для компаний это дает возможность расширить географию поиска и найма новых сотрудников, повысить свою привлекательность на рынке труда, сэкономить на аренде офисных помещений и их обслуживании и т.п.
В то же время удаленная работа предъявляет новые требования к организации рабочего пространства и управлению качеством труда. Необходимо предоставить сотрудникам IT-оборудование и программное обеспечение, обеспечить информационную безопасность, выбрать удобные каналы коммуникации и информирования сотрудников, создать особые условия для спонтанных «мозговых штурмов», организовать сверку графиков и расписаний и решить другие важные организационные вопросы, отметил Дмитрий Коптюбенко.
По его словам, ключевым аспектом успешной адаптации к удаленной работе является применение современных цифровых технологий и платформ для управления проектами и коммуникаций в команде. Такие инструменты, как Trello, Jira и Bitrix24, способствуют организации работы, помогая удерживать внимание на приоритетных задачах и обеспечивая прозрачность всех процессов внутри команды. Кроме того, важным элементом эффективной удаленной работы является использование методов тайм-менеджмента, таких как техника помидора или метод «съесть лягушку».
Технику помидора, или метод Pomodoro, в 1980-х годах придумал итальянец Франческо Чирилло. Она предполагает увеличение эффективности работы при меньших временных затратах за счет глубокой концентрации на ограниченных временных отрезках. Готовясь к экзаменам, студент Чирилло заметил, что любая отвлекающая от выполняемой работы помеха вполне может подождать пару десятков минут, зато полное погружение в текущую задачу на это время значительно повышает эффективность процесса. Техника предполагает использование таймера для разделения работы на интервалы по 25 минут с короткими 5–10-минутными перерывами. Сам Чирилло использовал кухонный таймер в виде помидора, что и дало название методу. Впоследствии автор доработал свою модель. В настоящее время даже разработаны различные приложения для выполнения техники помидора.
Метод «съешь лягушку» в менеджменте предполагает выполнение самой малопривлекательной, а порой и неприятной задачи в первую очередь — лучше в самом начале дня, чтобы снизить стресс, напряжение и легче справляться с другими делами. Идея заключается в том, что, делая ее первой, сотрудник обеспечивает продуктивность и эффективность на весь день, избавляясь от прокрастинации. Автором «лягушачьей» методики называют американского специалиста по саморазвитию Брайана Трейси, хотя тот, по собственному признанию, просто развил в концепцию для тайм-менеджмента идею лаконичной цитаты Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади».
Эти подходы помогают лучше концентрироваться на задачах и эффективно распределять рабочее время, уверен Дмитрий Коптюбенко.
«Новые инструменты для оптимизации рабочих процессов, планирования и коммуникации в командах дает использование цифровых технологий, таких как искусственный интеллект и машинное обучение», — подчеркивает эксперт.
Например, можно использовать автоматизированных помощников для планирования рабочего времени и сведения графиков занятости сотрудников. Был проведен эксперимент: роботы использовались для бронирования в календарях сотрудников каждый день 2–3 часов «зеленого» времени, в течение которых они могли заниматься любыми делами без работы. Это время отличалось от «белого» свободного времени и «голубого» времени, занятого совещаниями, тем, что казалось занятым для коллег, обеспечивая сотрудникам непрерывные периоды для личных или рабочих задач. Результаты показали увеличение продуктивности в эти «зеленые» периоды, подчеркивая эффективность такого распределения времени.
Одной из серьезных проблем удаленки становится недостаток информации, точнее, потеря привычных каналов ее получения: в курилках, в обеденный перерыв или когда в кабинет заглядывает начальник. В качестве решения эксперт предлагает регулярно информировать команду обо всем важном, используя как рабочие чаты, так и онлайн-собрания, а также периодические очные встречи, если есть такая возможность.
Завершая свое выступление, Дмитрий Коптюбенко отметил, что успешный переход на удаленную работу не является временной мерой или чрезвычайной реакцией на кризисные ситуации, а представляет собой стратегическое направление развития современных организаций. Подход, основанный на инновациях, гибкости и поддержке, позволяет компаниям не только быстро адаптироваться к изменяющимся условиям рынка, но и сосредоточиться на общих целях, несмотря на физическое расстояние.
